改善工作效率的 15 個方法

改善工作效率是關於您或您的員工可以更聰明地工作，而不是更努力地工作。評估影響員工效率的因素非常重要。它們可能是工作環境、工作滿意度，甚至是有效的領導力。下面的改善工作效率的 15 個方法，將幫助您找到正確的工具和策略，它們將有助於提高員工的士氣和敬業度，並提高公司團隊的效率。

改善工作效率的 15 個方法

1. 允許彈性工作時間

靈活的工作時間不會將員工限制在既定的時間表內。相反，他們可以在最有生產力和效率的時候工作。靈活性可能意味著一個人在深夜工作，而另一個人在一天的早些時候工作。允許員工選擇他們的工作時間也讓他們更快樂。當他們感覺效率最高時，他們更有可能堅持與工作相關的任務。

你可以考慮讓你的團隊遠程工作，或者至少提供更多的在家工作。擁有一個遠程團隊可以將員工的工作效率提高 13%。

你不會孤單。很多初創公司和在線企業已經擁有遠程團隊。取消日常上班可以為您的員工提供更多時間。而且還提供一個更舒適的工作場所。

2. 更新您的技術

研究您的團隊可以用來提高工作效率的技術。您所在行業的其他企業正在使用什麼？為您的員工購買 iPad 可以幫助他們在旅途中工作，尤其是在他們在家工作的情況下。您還可以在公司的接待區使用 iPad 系統。平板電腦可以更輕鬆地接收包裹並通知員工客人。提示：在電話會議期間嘗試使用 Google 的 Jamboard 等虛擬白板。考慮為員工提供耳機津貼，讓他們集中精力。

3. 檢討工作流程

低效的工作流程會使通常高效的員工變得沮喪、低效。檢討您的工作流程，以查看是否有任何不必要的東西降低了生產力。改善這些流程或完全結束它。

4. 鼓勵團隊工作

當員工學習更好的溝通時，工作場所的生產力就會提高。確定讓您的員工花時間在小組中工作的方法。也為您的團隊安排時間與其他部門協作。團隊工作可以改善組織內的信息流。團隊工作使員工在一起工作時可以更​​好地溝通。您還可以加入改善身心健康的活動。健康的員工病假更少，工作效率更高。此外，有趣的團隊活動可以幫助您的員工建立聯繫。他們很高興在工作之外互相了解。團隊活動是提高員工士氣和提高敬業度的一種有趣方式。

提示：組織慈善跑步、運動會或健身比賽。讓員工自願參加一整天的慈善活動。或者贊助一個健康日，包括瑜伽、按摩和研討會，以及健康的午餐和小吃。

5. 營造快樂的工作環境

在工作中快樂的員工會更有效地利用他們的時間，更好地完成工作並且總體上更有生產力。他們也傾向於專注於手頭的任務，而不是被非工作任務分心，比如查看個人社交媒體賬戶。建議從分析您的辦公空間開始。燈光如何？投資於更好的照明以減少眼睛疲勞，並投資於窗戶百葉窗，讓員工調整他們想要多少自然光。

對員工的工作空間進行調查——他們的椅子是否足夠舒適？你能安裝幾個站立式辦公桌嗎？讓員工可以在沙發上工作的休閒區怎麼樣？

提示：辦公室佈局的快速變化可以激發員工的活力。組織一項整理和移動家具的計劃（首先要求員工進行協作）。購買植物或新藝術品或裝飾。

6. 停止瘋狂的會議

公司每年在會議上花費超過 350 億元。員工平均將 37% 的時間花在會議上。考慮一下您的公司是否有太多會議。您可能會浪費時間和金錢，更不用說影響員工的幸福感。

擁有正確的項目管理工具將有助於消除多次會議的需要。當然，總是需要面對面的會議，但可能不需要太多。好的項目管理工具，可以改善溝通並取代會議。

7. 尋找自動化的方法

多任務處理實際上會損害生產力。在不同任務之間輪換可能會導致員工失去 40% 的生產力。相反，讓您的團隊專注於任務。在這裡，技術可以接管不那麼重要的小工作：

– 嘗試自動化您的社交媒體活動

– 使用發送自動電子郵件活動的電子郵件營銷服務

– 自動化您的銷售和潛在客戶開發工作

8.嘗試項目管理工具

市場上有許多適用於各種規模企業的優秀項目管理工具。無論您是獨立企業家還是小團隊，都有很多靈活的選擇可供選擇。

項目管理工具可以幫助您：

– 委派任務

– 設定明確的期限和目標

– 為團隊的每個成員創建個性化的待辦事項列表

– 證實不同團隊成員之間的筆記

– 這些都有助於創造更高效的工作環境。

有一個缺點，那就是入職過程。如果您還沒有使用項目管理軟件，則需要一些時間來適應。您必須加入整個團隊並向他們展示。您還必須相信他們會真正使用它。如果您的團隊成員使用紙筆待辦事項列表，那麼引入軟件是一種調整。提示：生產力管理應用包括 Trello。大多數都有免費試用，這樣您就有時間在決定之前進行試驗。

9. 簡化您的報告流程

在工作場所最讓我們慢下來的事情之一就是會計。您可能擁有像我們這樣的簿記員或會計軟件。但是您仍然需要做一些工作才能掌握工作場所的財務狀況。

這意味著確保您的費用報告是無縫的。您的小額現金記錄是最新的嗎？您的業務費用分類正確嗎？您的員工是否準確地報告了他們的開支？你有所有收據的記錄嗎？

提示：如果您不想在費用報告方面感到頭疼，那麼擁有軟件會有所幫助。FreshBooks 系統會自動鏈接到您的銀行賬戶並提取所有交易。然後，您需要做的就是在應用程序中對它們進行分類。您甚至可以設置費用規則。因此，如果您經常有某個供應商的賬單，您可以自動對其進行分類。把你的工作減半！

10. 鼓勵健康的工作習慣

當您的團隊感到過度勞累時，效率就會崩潰。很高興看到人們早早進入辦公室並沒有遲到。但是這些額外的時間有多高效？事實是，健康的員工才是高效的員工。

這就是員工效率的全部意義所在！充分利用您的工作時間。不一定會增加更多的工作時間。

研究表明，過度勞累的員工是所有員工中效率最低的。睡眠、運動和健康食品不足的人更容易倦怠。他們在工作中也更加分心和困惑。

對於一個高效的工作場所，您希望您的員工照顧好自己。做到這一點的最好方法是以身作則。

– 在辦公室提供健康零食

– 鼓勵員工使用番茄工作法來確保他們定期休息。

– 使用時間跟踪來查看您的員工的工作量。如果他們的工作時間超過了合同規定的時間，就會出現問題。如果員工沒有達到應有的效率，工作需要重新設計。

11. 八二法則

80-20 法則也稱為帕累托原則。這個想法是，20% 的努力創造了 80% 的結果。 為了讓您的工作更有效率，很高興知道這 80% 是什麼。 深入了解您的業務中真正產生最切實影響的行動。

你能專注於與你的行業最相關的兩個方面，表現更出色嗎？

有些應用程式如果不能帶來結果就是浪費時間？

是否有太多員工在一個項目上工作？

不同的意見會減緩進展嗎？

你能減少與你合作的客戶範圍並縮小細分市場嗎？

提示：作為一個團隊進行集思廣益有助於更好地了解哪些有效，哪些無效。

12. 不鼓勵多任務處理

多任務處理是一個殺手。當我們打開電子郵件、Excel 時，我們都覺得我們的工作效率更高。但事實並非如此。 大量研究表明，真正的生產力來自一次專注於一項任務。如果您因 ping 電子郵件和 Instant message對話而分心，您就無法真正投入工作。

13.優化你的成功目標

當談到目標時，每個人都有不同。有些人方向模糊也可在達到目標。有些人則需要明確、可操作的步驟來實現更廣泛的目標。 你的團隊中可能有這兩種類型。每個人都從了解任何項目或任務的最終目標中受益。

明確目的。你為什麼要採取你正在採取的步驟來實現目標？你的方法背後的原因是什麼？如果人們確切地了解他們在做什麼以及為什麼要這樣做，這確實有助於提高效率。 目標是生產力和增長的巨大驅動力。

14.激勵士氣

額外的假期。獎金。公司範圍內的電子郵件和面對面的祝賀。這些都是提高團隊績效的好方法。人們喜歡覺得自己做得很好。也許你不能吸引每一種激勵的語言，但大多數員工都會知道是什麼激勵了他們。

有月度獎勵計劃的僱員嗎？ 也許對贏得獎品或獎金的員工會有所幫助？ 對於一些員工來說，擁有清晰的晉升結構有助於他們感覺到他們在與您一起在職業生涯中向前發展。無論您選擇什麼，請確保您的獎勵計劃對您的業務來說是慷慨且可行的。例如，如果你不能支付巨額的工資獎金，就不要做假。保持在您的業務能力範圍內，以創造適合您的獎勵。擁有令人敬畏的福利計劃有助於保持員工的積極性。

15.跟踪員工的時間

我們在本文中多次提到與其他技巧相關的時間跟踪。那是因為在工作效率方面，時間跟踪是非常重要的。 畢竟，最大化你的時間是效率的關鍵。為自己和團隊中的每個人努力跟踪時間有很多好處：

您可以首先查看您的業務是否效率降低！我們寫這篇文章是假設您想提高效率。當然，總有改進的餘地。但事情可能沒有你想像的那麼糟糕！時間跟踪是實際查看工作流程的一種方式。

它鼓勵更專注的工作。最有影響力的任務得到優先考慮。憑藉跟踪時間，人們往往會更加興奮。當他們知道自己在上班時，他們會少滾動社交媒體，並儘量減少在飲水機旁的談話。

您可以確定是否有員工過度工作或工作不足。當您勤奮地跟踪時間時，您還可以發現自己工作過程中的低效率。

希望對您有用~!

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